高校财务报销业务改进措施3篇

 

 

第一篇

一、高校财务报销流程存在的问题分析

(一)财务经费签批环节繁多,导致经费报销难度增加

由于是按照高校财经管理制度,其经费签批实行领导签字监督制度,即各院系、部门的一把手领导负责该单位经费的签批管理,分管校领导对大额经费支出行使签批权。对于部分科研或部门专项经费的使用必须要经过相关职能部门领导以及学校领导签批。因此,这样多次签批的程序会增加经费报销的难度。同时,负责领导对经费签批的时间又非常有限,一般来说是正常的上班时间,但也会遇到领导出差或开会不在的情况,这使得报销人想及时完成报销业务的难度增加,耗费报销人较多的时间成本。若经费签批后,其报销业务的内容如果存在项目、金融等与财务核算人员实际所审定的不一致等情况的出现时,报销人又将面临重新填写报销单以及重新进行签批程序,这无疑给报销人增加了不少的麻烦。因此,长期以来高校的经费签批问题始终是影响财务报销业务效率提升的重要原因。

(二)高校报销业务存在信息不对称的问题

高校财务报销工作中,对于财务核算人员来说肯定是熟悉掌握科研经费、部门经费以及财政专项等经费的报销程序、报销限定和经费项目设置等。但对于报销人来说,普遍都是高校科研、教学的一线教师或者学生,他们对财务知识的了解,对财经政策法规等的掌握和信息更新远不如报销核算人员。因此,在实际报销工程中,会存在报销人所报销的项目与实际经济事项或者经费用途规范不相符的情况,大大影响了财务报销业务的工作效率。除此之外,国家、省市不定期的出台有关财经政策和规定,财务核算人员会及时更新和掌握报销规定,但学校师生员工因信息不对称,不仅会造成报销人因不理解财务政策规定变化的要求,将财务核算人的要求误解为有意为难,甚至还会产生意见分歧不满和矛盾等,这都将一定程度上影响财务部门的工作效率和服务质量。

(三)报销业务时段过于集中

由于高校工作具有其特殊性,平时教职工大多忙于教学科研工作而忽视财务报销。只有在财务部门通知科研经费要上缴收回、本学期即将扎帐结束报销业务或者项目快要结题时,学校教职工才有紧迫感,将堆积已久的票据进行几种报销,年底突击报销的情况尤为突出。大量的报销业务集中在同一个时段和地点,这就导致财务部门出现大厅排长队、形成拥挤乃至十分嘈杂的场面。同时,因为大量复杂的报销业务堆积在年底这一时点,使财务核算人员工作量不断增加,长时间的工作带来大脑负荷运转,这也会在一定程度上影响到报销业务的效率和服务质量。

二、高校报销业务流程现状及比较分析

目前,随着高校教育事业的发展,报销业务量与日俱增。由于报销业务存在很多问题,导致“报销难”,“财务工作难以开展”的局面。所以,高校财务工作都在不断改进报销业务流程,力争解决这一大难题。高校多数采用两种较为传统的报销流程:窗口报销和投递式报销。

(一)窗口报销

从报销流程来看,这是最耗时但最直接的一种报销流程。因为,所有的流程都是由报销人亲自在报销窗口等候完成。而且这种流程主要由人工全部完成,在流程上的改进已经没有太多的余地。尽管现在已经采用电算化的财会系统替代了手工记账,但是这个流程依旧没有多少改变。报销过程中,各类单据的填写、审核、录入和出凭证这一环节会耗费大量时间,对于财务人员来说工作量依旧很繁重。除此之外,这也是让报销人漫长等候最久的环节。所以,传统的窗口报销流程是亟需进行改革和创新的。

(二)投递式报销

投递式报销是指报销人将预审通过的报销凭证放入财务处报账大厅预置的专用袋,并投入投递箱,由财务人员在规定时间内予以办理的一种报销模式。投递式报销这种流程基本上实现了“无等候”报账,从报销人持签章齐全、符合要求的票据到财务大厅,在自助报销系统中打印好信息单,在大厅进行预审核之后完成投递,这一操作过程也仅需几分钟。投递式报销基本实现了“无现金”支付,因为投递报销单据后,经财务人员记账处理后,报销的经费直接通过网银转账方式到达报销人的工资卡或存折中,不再进行现金支付。投递式报销除了上述优点以外,还能减少财务人员的环境压力,但是这种模式并未减少财务人员的核算量,反而还增加了其工作量。对于不符合规定的单据财务人员还需联系报销人,让报销人取回重新填写再投递,可能存在报销人有事没有及时取回单据等情况。

三、高校报销业务流程优化与改进措施

根据前面对高校财务报销流程存在的问题进行分析,结合高校现有的报销业务流程比较,高校财务应该从优化报销业务流程着手,同时兼顾改进报销业务过程中存在的问题。

(一)优化报销业务流程,采用网上自助式报销

报销人通过登录学校自助报销系统,填写报销内容、报销金额、确认并提交系统,生成打印报销单据,由院系或部门领导签字或盖章后,投递至财务大厅。财务人员将报销编号输入财务系统后,根据报销单据自动生成凭证,财务人员进行审核,若有误将进行修改,待审核记账完毕后,将报销金额转入银行卡或者单位对公账户中。网上自助式报销不仅优化了整个报销流程,通过几道审核把关减少了财务核算的出错率,同时有利于教师加强自己科研经费管理,也有利于加强学校整体经费的预算与管理。

(二)重新建立校院二级审批体系,精简审批制度

建议对学校层级的审批体系进行适当的改进,组建符合高校自身特色的财经领导小组,完成学校重大政策的决策。同时还组建由学校办公室牵头协调财务处、审计处、国资处、科技处、教务处、后勤等部门的学校财经工作小组。学院层级不再实行分管领导审批制,本来学院就是二级管理并且资金来源也十分有限,分管审批不利于资金统筹安排,建议学院院长及分管不同业务工作的副院长进行审批签字。

(三)消除财务信息不对称,做好报销人员的培训工作,加强财经宣传

各学院和部门应配备稳定的报销人员,专门处理院系或部门日常的报销业务。财务部门应采取分学院集中培训的方式,加强对学校师生在科研报销业务上的培训工作。除此之外,财务部门还应配备专业财务人员,设立在线咨询和电话咨询,解决教职工报销业务咨询及存在的疑问。财务部门还应加强财经政策法规的宣传和及时更新有关报销制度,消除财务信息的不对称问题。

(四)财务部门应主动采取措施,均衡报销时间

针对高校在年末或期末报销业务特别繁忙,而在学期中相对清闲的特点,财务部门在开学初期应积极主动通知各学院和各部门办理各类日常和科研业务报销工作,通过每周分不同工作日、分财务人员、专门报销不同学院的方式,有目的地引导各学院和各部门分散为不同时段进行报销,避免造成期末集中报销的现象。针对学校各学院每年毕业生实习和毕业答辩产生的报销业务,财务部门应该与教务处沟通,了解各学院实习的安排计划,建议各学院错开实习时间,同时带队教师应及时收集实习相关的原始凭证,并在财务部门针对不同学院设置专门处理该类业务的时间内及时进行报销。

作者:张华 严夏 单位:西南科技大学计划财务处

第二篇

1高校财务报账流程存在的问题

1.1财务报账多元化工作效率低

高校教育经费的增加,收入来源的多元化,使其财务报账多元化,财务管理复杂化。高校报销实行“一支笔”制度,报销一般需要部门领导签字,超过一定金额需要校分管领导签字,金额大的还需校领导签字,有些需要证明人、经办人签字。财务人员根据高校的规章制度,对原始单据的时间、日期、金额、发票真伪的审核,业务流程的审核,指导当事人粘贴、填写单据、详细解释报账流程、编制记账凭证等等,名目繁多,过程繁杂,加之报销人不固定,对报账的流程不熟悉,使得报账人及报销人在工作繁忙的同时,大量的时间花在这些繁琐程序中,其效率低下是显而易见的。

1.2报账人员积极性不高

首先,前台报账的财务人员很少参加正规的培训和学习,虽然每周也在学习,但效率很低,没有时间去理解、消化,加之对法律法规和学院各项规章制度知之甚少,工作中往往出现盲从和失误,甚至造成一定的损失。其次,财务大厅人流进出频繁,几乎每天都是吵吵闹闹,财务报账人员在这样的环境下工作有厌倦情绪,其显性的消极和隐性的不满日益滋生。再次,前台报账人员分工不合理,学习的不具体做事,做事的没时间学习,致使前台报账人员互相推诿,消极怠工。抑郁、焦虑,难作为、不作为,在财务人员中不同程度地存在。

1.3报账信息沟通不及时

财务报账信息沟通不及时。财务人员对信息更新不快捷、不全面,造成信息“短路”。由于财务报账流程很繁琐,财务人员在忙碌的工作中无法详细地解答职工对财务报销方面的问题。来报销的职工,有的是搞科研的教师,有的是搞行政的,有的是研究生,有的是学生助理,他们平时工作都很忙,很少了解与财务有关的信息,虽然学校有校园网这个信息平台,但了解与财务有关信息者,知其当然,亦知其所以然,不了解与财务有关信息者,不知其当然,亦不知其所以然。从而,给财务工作带来较大的困难,财会人员工作质量不高,效率低下。

2高校财务报账流程的对策

2.1加强财务宣传,完善信息共享

财务报账是一项政策性和原则性很强的工作,关系着会计信息的真实性、完整性、准确性,学校经济决策起着重要的作用。财务人员要积极宣传国家政策、法律法规和学校的各项规章制度,宣传报账过程中的报账流程、报账注意事项。一是利用好校园网络平台。大力宣传与财务报账相关的各类信息,实施财务信息透明化,最大限度地实现财务信息资源共享。二是明确提示,准确解答。对报账流程中经费审批单的填写,领导审批,票据的填写、粘贴、分类,领导审批权限等财务手续明确提示并予以解答,以减少教职工因不了解相关财务规则而出现失误,从而把财会人员从繁杂的事务中解放出来。

2.2设置专职报账人员

各部门设置专职报账人员,专司其职,各负其责。各部门报账员对本部门职工提供报销的原始票据、手续审核是否完整、有无项目经费预算等资料进行整理、粘贴、归集,使部门在报账前就有一个较为理顺的“东西”,使财会人员忙而不乱,报销人员报得顺心,财务报账有序进行,工作更加规范合理。设置报账员后,财务人员与报账员要成为相知相交的朋友,相互理解,相互信赖。

2.3强化服务意识,提高服务水平

因此,财务人员要树立“窗口”观念,强化服务意识,提高服务水平。有组织、有计划地对财务人员进行法律法规、专业知识和会计电算化学习,不断更新会计人员知识结构,使他们具有为他人做好事、服好务的真本事。随着高校改革的深入,网络科技的迅速发展,为财务报账提供了新的方向和新的方法,财务工作人员要树立创新理念,积极探索财务报账新途径、新方式,使高校财务报账工作日臻完善,质量越来越高。

作者:蔡兆新 单位:湖北医药学院

第三篇

一、高校财务“报账难”的现状分析

随着我国高校的快速发展,其办学规模不断扩大,国家教育经费投入不断增加,其资金来源和使用渠道也呈现多元化趋势,以致使高校财务管理日趋复杂。高校财务的会计核算作为其财务管理的基础,承担着主要的管理任务,面临着很大压力和挑战。我们财务报账作为财务管理最重要的工作之一,在高职院校财务报账工作量大、内容复杂的现实情况下,如何不断优化报账流程和提高财务管理工作的效率和实效,是我们广大高校财务管理人员需要不断研究和实践的重要课题之一,也成为高校财务部门亟待解决的重要问题。

二、高校“报账难”产生的原因

1.财务业务量的猛增,人员配备严重不足

目前高职院校经费来源呈现多元化趋势,有国家拨款、学费收入、科研经费以及银行贷款等,新渠道的不断增加,使我们每天财务核算量日益增加,难度也不断增大,我们财务人员每天处于超负荷、高强度的工作之中,高校的财务编制并没有随着财务管理范围的扩大而人数相应地增加,这样庞大的工作量与屈指可数的财务人员形成了巨大的矛盾,进而出现“报账难”的现象。

2.报账方式单一,流程繁琐,报账人员等待时间长

高校财务报账流程主要有以下几个步骤:经办人整理原始票据并填写报销单,然后经主管领导签字和分管校领导签字,然后到院校报账大厅排队,然后审核人员进行审核,通过后经办人员到报销大厅领取报销现金。在报销过程当中,如果任何一环节没有通过,经办人员就要从从再头来。对于报账人员来说,等待是一件枯燥漫长的过程,会耗费老师们大量时间和精力,怨声载道,现在我们高校“报账难”现象非常普遍。

3.报账人员缺乏服务知识,缺少有效沟通

随着校园网的不断完善,一些院校已经利用校园网平台把报账流程和报账进展情况公布在校园网上,但并没有做到及时更新,财务人员缺乏服务意识,缺少与经办人员有效沟通。除此以外,高校报账过程中报账签字审批过于繁琐;有时报账金额过大缺乏预约制度,进而导致备用金严重不足;财务人员计算机水平较低;报销票据不规范;还有院校领导对财务队伍建设重视不够,这些都导致了我们高校“报账难”。

三、优化高校报账流程的具体举措

1.增加高校财务人员编制,提升财务人员业务水平,加强队伍建设

高校要不断增加财务人员编制,进而形成与财务活动现状相匹配的财务人员队伍。我们院校财务部门也要解放思想,要积极组织财务管理知识学习,进而形成定期学习制度,不断提高我们财务人员业务水平和服务意识,不断加强财务管理队伍建设。进而有效提高报账效率。

2.不断创新报账方式,提高报账工作效率

我们高校报账方式要不断探索和创新,可以采用以下几种报账方式:建立排队叫号系统,这样能够有效解决排队混乱,排队不公的问题;实行无现金报账制,我们要有效利用网络信息技术,将以往现金支付方式转变为银行卡转账,这样使经办人不需再次到支付大厅排队领取现金,大大缩短了报账的时间;网上预约报账,通过互联网预约报账系统,改变了以前繁琐的报账模式,实现经办人分担财务报销部分工作,这样既节约了报账时间,又减轻了我们财务人员的工作量,大大提高了报账效率和实效。除此以外,我们对“大单”要实行预约报账制,这样就减少经办人员的时间和核算,还可以减少报账大厅排队人流,提高报销效率。要对特殊报账业务实行“绿色通道”,这样能够大大减少其他老师的排队时间,减轻报账大厅的工作压力,提高报账效率。我们还要不断探索新的报账方式,如经费卡报账、投递式报账、网上报账等形式,这些都是对高校财务报销方式的积极探索和创新,更是解决高校“报账难”的有效尝试,我们要在高校财务报账系统中积极应用和推广,已有效解决高校“报账难”问题。

3.积极采用多种形式宣传财务知识

我们广大财务人员要积极优化和宣传财务报销流程,在报账过程中尽量少用专业术语,力争做到报账流程简洁易懂。充分利用校园网和学校官网,向教职工宣传高校财务管理使用的法律法规和财务报销流程,减少没必要的时间浪费。定期组织院校专项财务检查。通过检查帮助院校各部门及时发现问题,整改问题。总之,财务报账是高校财务管理工作的重要内容,做好财务报账工作对提高高校财务管理工作水平、加强高校建设都具有非常重要的促进作用。因此,我们高校财务管理人员要不断更新财务管理理念,不断提自身的专业水平和服务水平,不断优化高校财务报账流程,努力实现高校财务管理的现代化和高效化。

作者:周丽 单位:河北建材职业技术学院

 

发布者:系统管理员发布时间:2015-09-12浏览次数:846