高校财务报销的公务卡管理

 

 

一、公务卡管理模式的主要概念

各单位在校职工用来对平常工作的财务进行支出与报销的银行信用卡就是公务卡,其性质为贷记卡中的一种,且它可以进行一定的透支且不需要持卡人支付相应的利息。在国内各高校财务报销的管理工作当中,要想实行用公务卡来进行结算的管理制度,首先需要高校提出申请,财政部门及银行对高校提出的申请进行一定程序的审核工作之后,经审核对达到标准要求高校的申请进行批复,然后根据高校自身的实际情况,国库支付中心就会设立相应范围内的拨款单与授权额度。当高校在校职工从银行拿到自己的公务卡之后,进行相应公务的消费事项时要向商家索取发票及刷卡清单作为报销的依据,才能通过财务部门的审核,并通过银行将该公务卡中所欠钱款进行清偿。目前在我国各高校财务报销工作的公务卡管理模式当中,主要以原来采用现金或者转账进行结算的支出方式为对象进行改革及替换。

二、公务卡管理模式的重要意义与作用

(一)使高校结算方式得到了优化

与我国过去传统的使用现金来进行结算的方式相比,利用公务卡来进行公务消费的资金结算更加安全方便,也更加快捷。利用现金进行结算的传统结算方式不仅难于保管大量的现金,而且它还需要通过许多手续环节才能够通过审核,整个过程下来,工作效率也就降低了许多。相比起这一低效、落后及不安全的结算方式,利用公务卡进行结算的方式对于各高校职工、尤其是在外出差时需要进行公务结算的职工而言,有着更为方便与安全的途径,所以公务卡结算的管理模式使我国高校结算方式得到了进一步优化。

(二)财会工作的效率得到了提高

当前我国高校内学生数量不断地在扩大,面对如此庞大的学生规模与繁重的财务业务工作,只是一味地增加工作人员数量是不能够使问题得到根本性解决的。如果利用公务卡来进行资金结算工作的话,就可以将需要审核和确认的资金直接地打入到收款人的银行卡账户当中,这样不仅使整个高校财务结算的工作流程得到了大大的简化,使高校工作人员与学生双方都减少了用来进行资金汇款工作的时间,而且还能够更为安全直接地将所汇款项打入职工与学生的银行卡账户上,使整个高校的财会工作效率得到提高。

(三)使高校财政资金用途和内容得到了公示

高校的在校职工通过利用自身公务卡进行公务资金结算的时候,都会受到上级财务部门的监控与了解,从而防止“公卡私用”或“公私界限划分不明确”现象的出现。公务卡结算管理模式在高校的财务报销工作当中,是从公务消费的源头避免了职工人员将私人消费票据用于报销的现象,因为公务卡它虽然是属于职工个人的,但它实际上仍然受着高校财务部门与所属银行的控制和监控,为高校和银行进行财务报销审核工作提供了重要的信息依据,从而可以使得高校内腐败现象得到一定的预防和控制,弥补了传统财务报销工作中所存在的漏洞。

(四)预算资金的使用效率得到了提高

在过去传统的高校财务报销工作方式中,进行报销的相关工作人员首先要通过各类繁琐的审核环节之后,才能够拿到所报销的资金,而利用公务卡进行公务结算的方式,安全方便又快捷,这就使得高校预算资金使用效率得到了提高。与此同时,在整个高校财务的报销工作过程当中,不需要接触到现金,避免了相关人员经常接触大量现金情况的发生,它对银行和单位来说防止了的存取大量现金的现象,并且职工使用公务卡来进行结算和报销的资金与单位资金的交换进行了同步,使这些资金所占用的成本也得到了一定程度上的降低,更是从根本上对资金长期被相关职工人员占用的问题进行了杜绝。

三、提升公务卡管理水平的几点建议

(一)完善公务卡相关的设施建设

在高校实行公务卡管理模式来进行财务报销管理工作的时候,受到上级部门与在校职工人员自身等多方面因素的影响,会使整个财务报销工作的审核过程变得更为复杂和繁琐,所以就需要上级相关部门来完善与公务卡管理模式相关的设施建设。假若职工由于客观原因没有在规定的时间范围内完成所支出资金的报销工作的话,那么他所需要支付的利息,是应该得到弥补的,前提是该审核工作没有及时完成的原因,是由财务报销审核工作过于严格或时间过长以及其他客观原因而造成的。而针对我国各高校内在校职工存在着多种因素的影响,上级财务部门就需要对各高校在校职工人员的具体信息进行及时的更新与改正,以此确保公务卡使用者信息的准确性和财务报销工作依据的准确性。

(二)明确规定公务卡适用的范围

为了避免高校在校职工拿着公务卡进行私人用途的消费并进行报销的行为,银行与高校财务部门需要严格限定和区分公务卡所适用的范围,对持卡的高校在校职工进行明确地规定。如此一来,才能够使持有公务卡的高校在校职工的公务消费自觉性和规范性得到提高,为了更新各高校在校老职工的公务消费观念,各高校还需要加强对公务卡管理模式相关内容的宣传工作,这样做既有助于高校在校职工加深对公务卡管理模式的认识,还可以使他们在进行公务消费结算时优先考虑公务卡进行结算,从而提高公务卡的使用效率。

(三)提升信息技术在公务卡管理中的应用水平

信息技术在高校财务管理工作中的应用,主要体现在高校财务的信息系统应用方面。财务信息系统在整个高校的财务管理工作当中,是最为基础的关键部分,提升这方面应用的信息技术水平,对公务卡管理模式在高校财务报销的工作而言,也是极其重要的。各高校财务部门要完成公务消费报销的审核工作,就需要利用这一财务信息系统,对相关持卡人信息以及具体的公务卡消费信息进行调查和了解,然后再根据财务信息系统,完成支付凭证的打印工作与其他方面的后续工作,可以提升整个高校财务报销管理工作的效率。

(四)完善国内各消费机构的消费系统建设

各高校在校职工使用自己公务卡进行公务消费结算的重要前提,还包括该消费对象商家拥有可以刷卡的POS机,所以,还需要完善我国各消费机构的消费系统建设。国家相关部门可以对国内各金融机构提供POS机的行为提供政策支持与帮助,以此使POS机使用的范围得到进一步的扩充,为公务卡消费提供更为广泛的商家空间。另外,国家的相关部门也可以完善新型支付方式,在公务卡结算方面的应用,如互联网支付等,由此为高校以及其他单位财务报销实现公务卡结算的合理制度,提供更为稳固的消费系统基础。

总之,我国各高校目前在财务报销的工作方面,实行公务卡结算管理模式的高校数量还比较少,而随着社会的进一步发展与快速变化,相信在不久的将来就会实现公务卡结算管理模式在国内各高校财务报销工作中的普遍应用。为了使公务卡结算管理模式这一先进结算模式,在国内各单位以及各高校的财务报销管理工作当中能够实现更加有效的应用,国内各财政部门与高校自身都需要完善相关的设施建设和相关的管理制度,并提升公务卡结算管理模式在高校财务报销工作当中的实际应用水平,从而促进我国整个公务卡管理工作的技术水平的普遍提高。

本文作者:杨利 工作单位:北京农学院

 

发布者:系统管理员发布时间:2015-09-12浏览次数:937